Öffentliches Verfahrensverzeichnis

1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle:

Helios Media GmbH

2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen:

Geschäftsführung
Rudolf Hetzel
Torben Werner
Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung
Felix Weimann

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle:

Friedrichstraße 209
10969 Berlin

4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zur Erbringung der ordnungsgemäßen Dienstleistung (Übermittlung von Kontaktdaten und funktionsbezogenen Daten an private und öffentliche Stellen) gespeichert.

Erstellung von Rechnungen (Billingdaten)
Versorgung mit Produktinformationen und Beschwerdemanagement (Interessenten- und Kundenverwaltung, -betreuung)
Auftragsrealisierung (Auftragsmanagement)
Mitarbeiterdaten zur Vertragsgründung und -aufrechterhaltung (Personaldatenverwaltung)

5. Beschreibung der betroffenen Personen und der diesbezüglichen Daten / Datenkategorien

Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit es sich um natürliche Personen handelt und soweit diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich sind:

Kunden (Adressdaten, Identifikationsdaten, Vertragsdaten, soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich, Steuerungsdaten ggf. sonstige Daten, soweit sie für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind, z.B. Abrechnungsdaten.)
Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Bewerber und ehemalige Mitarbeiter (Bewerbungsdaten wie Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und zu Qualifikationen, evtl. Vorstrafen; Vertrags-/Stamm- und Abrechnungsdaten einschließlich Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, zur Lohnsteuer und Sozialversicherung; Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich; Transaktions- und Leistungsdaten; Name und Alter von Angehörigen wo für Sozialleistungen relevant; Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände; Kontaktinformationen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; zu Zwecken der Personalverwaltung und -steuerung, der Kommunikation sowie der Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen)
Externe Dienstleister (zur Verwaltung und Steuerung, zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen, Bankverbindungen, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
Geschäftspartner und Agenturen, (i.w. Adress-, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
Lieferanten (Adress- und Funktionsdaten) und
Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen auch soweit es sich dabei um juristische Personen handelt (Kontaktkoordinaten sowie Betreuungsinformationen)

6. Empfänger/Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).
Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
Externe Stellen (Vertragspartner) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind.
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag.
Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist.

7. Regelfristen für die Löschung der Daten:

Regelfristen für die Löschung der Daten

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die entsprechenden personenbezogenen Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (z.B. Werk- und Dienstverträge) erforderlich sind.
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Zweckbestimmung entfällt.

8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten:

Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR erfolgt nur im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung, im Rahmen eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung der jeweils Betroffenen. Dabei wird durch geeignete Maßnahmen gewährleistet, dass die datenschutzrechtlichen Befugnisse der betroffenen Personen gewahrt sind.

9. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Rechtsanwalt
Jan Mönikes
Friedrichstraße 150
10117 Berlin
e-mail: Jan@Moenikes.de